Sprawozdanie finansowe w KRS: jak je znaleźć i przeczytać

Dokumenty finansowe są publikowane w Repozytorium Dokumentów Finansowych na portalu e-KRS prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Wyszukiwarka działa po numerze KRS, dlatego najpierw trzeba go ustalić, na przykład w wyszukiwarce podmiotów KRS po nazwie albo NIP. Po wpisaniu numeru zobaczysz listę dokumentów z rodzajem, okresem, którego dotyczą, i datą złożenia. Warto od razu sprawdzić, czy lista zawiera wszystkie kolejne lata: luka w ciągu to informacja sama w sobie. Jeśli nie chcesz przechodzić tej ścieżki dla każdego kontrahenta, dane finansowe z KRS w Score.pl są dostępne od razu po wpisaniu NIP-u.

• Krok 1: ustal numer KRS spółki.
• Krok 2: wyszukaj dokumenty w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
• Krok 3: pobierz sprawozdanie za ostatni rok obrotowy i za rok poprzedni.

Od października 2018 roku sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Plik ma zwykle rozszerzenie XML, a podpis bywa osadzony w pliku albo zapisany osobno w formacie XAdES. Surowy XML jest nieczytelny w przeglądarce, dlatego do podglądu używa się bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów do wizualizacji sprawozdań albo narzędzi, które zamieniają strukturę na tabele. Niektóre podmioty, na przykład stosujące MSSF, składają dokumenty w innej postaci, często jako PDF.

Ustawa o rachunkowości wyznacza trzy terminy. Kierownik jednostki sporządza sprawozdanie w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Organ zatwierdzający, w spółce z o.o. zgromadzenie wspólników, zatwierdza je nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Następnie sprawozdanie trzeba złożyć do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu oznacza to sporządzenie do końca marca, zatwierdzenie do końca czerwca i złożenie najpóźniej w połowie lipca.

Bilans pokazuje stan majątku i źródeł jego finansowania na dzień bilansowy. Dla dostawcy najważniejsze są cztery obszary. Kapitał własny: jego wysokość i zmiana rok do roku, a przede wszystkim to, czy nie jest ujemny. Aktywa obrotowe i zobowiązania krótkoterminowe, z których liczy się wskaźniki płynności bieżącej. Struktura zobowiązań: udział kredytów i pożyczek oraz zobowiązań wobec dostawców. Należności i zapasy, zwłaszcza gdy rosną szybciej niż przychody.

• Ujemny kapitał własny oznacza, że straty przewyższyły wkłady właścicieli.
• Zobowiązania z tytułu dostaw rosnące szybciej niż koszty sugerują wydłużanie płatności.
• Znaczne pożyczki od podmiotów powiązanych warto porównać z informacją dodatkową.

Rachunek zysków i strat odpowiada na pytanie, czy działalność zarabia. Porównaj przychody netto ze sprzedaży rok do roku, wynik na sprzedaży, wynik operacyjny i wynik netto. Zysk netto zbudowany na pozostałych przychodach operacyjnych albo przychodach finansowych przy stracie na sprzedaży jest mało trwały. Rachunek przepływów pieniężnych, jeśli spółka go sporządza, pokazuje, czy zysk zamienia się w gotówkę. Ujemne przepływy z działalności operacyjnej przez kolejne lata, finansowane nowym długiem, to jeden z wyraźniejszych sygnałów ostrzegawczych. Mniejsze jednostki mogą korzystać z uproszczeń i nie sporządzać rachunku przepływów, więc jego brak sam w sobie nie jest nieprawidłowością. Jak zestawić te liczby we wskaźniki, pokazujemy w tekście o analizie wskaźnikowej.

Informacja dodatkowa wyjaśnia liczby z bilansu i rachunku wyników. Szukaj w niej struktury wiekowej należności i odpisów aktualizujących, zobowiązań warunkowych (poręczeń i gwarancji udzielonych innym podmiotom), zabezpieczeń ustanowionych na majątku, transakcji z podmiotami powiązanymi i zdarzeń po dniu bilansowym. Szczególną wagę ma informacja o zagrożeniu kontynuacji działalności: jeśli zarząd albo biegły rewident wskazuje na istotną niepewność co do dalszego funkcjonowania spółki, to sygnał ważniejszy niż jakikolwiek wskaźnik. Opinia z zastrzeżeniem albo odmowa wydania opinii również wymaga wyjaśnienia przed przyznaniem kredytu kupieckiego.

Jeśli minął termin złożenia, a sprawozdania za ostatni rok obrotowy nie ma w repozytorium, możliwych wyjaśnień jest kilka: opóźnienie w zatwierdzeniu, brak uchwały wspólników, problemy z księgowością albo świadome ukrywanie słabych wyników. Niezłożenie sprawozdania w terminie jest naruszeniem przepisów, a sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające. Dla wierzyciela oznacza to przede wszystkim brak aktualnej wiedzy o kontrahencie. W metodologii Score.pl brak sprawozdania za ostatni rok obrotowy obniża score o 10 punktów, a ocena finansowa opiera się na ostatnich dostępnych danych.