Czym jest należyta staranność w VAT i dlaczego dotyczy działu finansów
Organ podatkowy może zakwestionować prawo do odliczenia VAT z faktury, jeśli uzna, że nabywca uczestniczył w łańcuchu transakcji służących wyłudzeniu podatku i powinien był to zauważyć. Obrona polega na wykazaniu, że firma zweryfikowała kontrahenta w sposób adekwatny do rodzaju i wartości transakcji. Ministerstwo Finansów opublikowało metodykę oceny należytej staranności nabywców w transakcjach krajowych, która opisuje przesłanki formalne, dotyczące transakcji i cenowe. Choć dokument nie jest przepisem, pokazuje, na co patrzy organ. Praktyczne wnioski są proste: weryfikacja ma być wykonana przed transakcją, mieć datę i być powtarzana, gdy zmieniają się okoliczności.
- Przesłanki formalne: istnienie podmiotu w rejestrach, status VAT, osoby reprezentujące.
- Przesłanki transakcyjne: nietypowe warunki, pośpiech, brak umowy, towar bez fizycznego przepływu.
- Przesłanki cenowe: cena wyraźnie odbiegająca od rynkowej bez uzasadnienia.
KRS, CEIDG i REGON: potwierdzenie istnienia i reprezentacji
Pierwszym krokiem jest potwierdzenie, że kontrahent istnieje i że osoba, z którą rozmawiasz, może go reprezentować. Dla spółek źródłem jest KRS, dla jednoosobowych działalności CEIDG. Porównaj nazwę, adres siedziby, NIP i REGON z danymi na fakturze i w umowie. Zwróć uwagę na świeżą rejestrację, adres w wirtualnym biurze połączony z dużymi obrotami, niedawną zmianę zarządu i niezgodność kodu PKD z przedmiotem transakcji. Pojedyncza okoliczność nie przesądza o niczym, ale ich połączenie powinno skłonić do dodatkowych pytań. Wszystkie te dane zbiera sprawdzenie firmy po NIP, a pełną kolejność źródeł opisujemy w tekście o wiarygodności firmy.
Biała lista VAT: status podatnika i rachunki rozliczeniowe
Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o VAT. Zawiera status podatnika (czynny, zwolniony, wykreślony albo niezarejestrowany) oraz rachunki rozliczeniowe zgłoszone do urzędu skarbowego. Wyszukiwarka pozwala sprawdzić dane na konkretny dzień i generuje potwierdzenie z identyfikatorem zapytania, które warto zachować. Sprawdzenie ma sens dwukrotnie: przy nawiązaniu współpracy, żeby potwierdzić status czynnego podatnika VAT, i w dniu zlecenia przelewu, żeby potwierdzić rachunek. Sprawdzanie podatnika VAT w Score.pl pokazuje oba elementy dla każdego NIP-u w portfelu.
Płatność powyżej 15 tys. zł na rachunek spoza wykazu: konsekwencje
Obowiązek płatności przez rachunek płatniczy dotyczy transakcji z innym przedsiębiorcą, których jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł albo równowartość tej kwoty, niezależnie od liczby płatności. Jeśli przy takiej transakcji zapłacisz na rachunek, którego w dniu zlecenia przelewu nie ma na białej liście, powstają dwie konsekwencje.
| Obszar | Konsekwencja | Podstawa |
|---|---|---|
| Podatek dochodowy | wydatek w części zapłaconej na rachunek spoza wykazu nie jest kosztem uzyskania przychodów albo trzeba go wyłączyć z kosztów | art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT |
| VAT | nabywca odpowiada solidarnie z dostawcą za jego zaległość w VAT, do wysokości podatku przypadającego na tę dostawę | art. 117ba Ordynacji podatkowej |
Obie sankcje można wyłączyć na dwa sposoby: zapłatą w mechanizmie podzielonej płatności albo złożeniem zawiadomienia ZAW-NR.
Zawiadomienie ZAW-NR: termin i praktyka
Zawiadomienie ZAW-NR składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Pierwotnie termin wynosił 3 dni od zlecenia przelewu, a od 1 stycznia 2022 roku wynosi 7 dni. Zawiadomienie składa się elektronicznie. Aby sankcje nie wystąpiły, trzeba zmieścić się w terminie, dlatego zasada praktyczna brzmi: rachunek sprawdzamy przed zleceniem przelewu, a jeśli z ważnego powodu płacimy na rachunek spoza wykazu, ZAW-NR idzie tego samego dnia. W razie wątpliwości co do konkretnej transakcji warto skonsultować ją z doradcą podatkowym.
Mechanizm podzielonej płatności jako zabezpieczenie
Mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP) polega na przelaniu kwoty VAT na rachunek VAT dostawcy, a kwoty netto na jego rachunek rozliczeniowy. Jest obowiązkowy dla faktur o wartości brutto powyżej 15 tys. zł, które dokumentują dostawę towarów albo świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Dobrowolnie można go stosować przy innych płatnościach. Zapłata w MPP wyłącza sankcje związane z rachunkiem spoza wykazu w podatku dochodowym i solidarną odpowiedzialność z art. 117ba, a także jest jedną z okoliczności przemawiających za dochowaniem należytej staranności. MPP nie zastępuje jednak weryfikacji kontrahenta: chroni przed skutkami płatności, nie przed udziałem w nierzetelnym łańcuchu dostaw.
Jak dokumentować weryfikację kontrahenta
Dochowanie staranności trzeba umieć wykazać po latach, gdy organ podatkowy rozpoczyna kontrolę. Dlatego weryfikacja powinna zostawiać ślad, który da się szybko odtworzyć.
- Wydruk albo PDF z KRS lub CEIDG z datą pobrania.
- Potwierdzenie z białej listy z identyfikatorem zapytania z dnia płatności.
- Kopia umowy, zamówienia, korespondencji i dowodów dostawy.
- Notatka o nietypowych okolicznościach i o tym, jak zostały wyjaśnione.
- Wynik oceny kondycji finansowej i historia zmian tej oceny w czasie współpracy.
Przy stałych dostawcach weryfikację powtarza się okresowo, a status VAT i rachunek przed każdą płatnością powyżej progu. Monitoring kontrahentów przejmuje tę część pracy, bo reaguje na zmianę statusu, a nie na kalendarz.
Należyta staranność VAT z zapisem każdej weryfikacji
Score.pl sprawdza status VAT, rachunki z białej listy, dane z KRS, CEIDG i REGON oraz sygnały z KRZ, a wynik zapisuje w historii kontrahenta z datą. Utrata statusu czynnego podatnika VAT obniża score o 10 punktów i wywołuje alert. Raport PDF z oceną możesz dołączyć do dokumentacji transakcji. Pełną weryfikację kontrahenta jednej firmy wykonasz bez opłaty.