Weryfikacja kontrahenta w KSeF i sprawdzenie nabywcy po NIP przed wystawieniem faktury
Weryfikacja kontrahenta w KSeF nie dzieje się sama. Krajowy System e-Faktur sprawdza strukturę pliku XML, wymagane pola i uprawnienia wystawcy, ale nie sprawdza, czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, czy ma rachunek na białej liście ani czy zapłaci w terminie. Faktura z błędnym albo ryzykownym kontrahentem zostanie przyjęta i dostanie numer KSeF.
Dlatego nabywcę sprawdza się przed wysłaniem faktury, a nie po. Score.pl robi to po NIP-ie: status VAT i rachunki z wykazu Ministerstwa Finansów, dane i zmiany z KRS, postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne oraz ocena 0-100 z rekomendacją terminu płatności i limitu kupieckiego.
Sprawdź nabywcę po NIP przed fakturą
Status VAT, numer KRS, forma prawna i kapitał od razu. Pełny score 0-100 po założeniu konta.
Co KSeF sprawdza, a czego nie sprawdza przy kontrahencie
KSeF jest obowiązkowy dla największych firm od 1 lutego 2026 roku, dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku, a dla najmniejszych podatników od 1 stycznia 2027 roku. Kary za fakturę wystawioną poza systemem obowiązują od 2027 roku. System porządkuje obieg faktur, ale odpowiedzialność za dane kontrahenta zostaje po stronie wystawcy.
| Element | Czy KSeF to sprawdza | Gdzie to sprawdzić |
|---|---|---|
| Zgodność pliku ze schemą FA(3) i wymagane pola | tak, faktura z błędem jest odrzucana | w programie do fakturowania |
| Uprawnienia osoby, która wysyła fakturę | tak | w KSeF |
| Czy NIP nabywcy należy do właściwej firmy | nie, poprawny formalnie NIP przejdzie | wykaz VAT i KRS, w Score.pl po wpisaniu NIP-u |
| Status czynnego podatnika VAT | nie | biała lista VAT, w Score.pl od razu |
| Rachunek bankowy na białej liście | nie | wyszukiwarka wykazu VAT, w Score.pl liczba rachunków i alert po zmianie |
| Upadłość, restrukturyzacja, likwidacja | nie | KRS i Krajowy Rejestr Zadłużonych, w Score.pl w ocenie |
| Czy nabywca ma z czego zapłacić | nie | sprawozdania finansowe, w Score.pl ocena 0-100 i limit |
Jak Score.pl weryfikuje nabywcę przed fakturą w KSeF
Wpisujesz NIP z zamówienia, a karta firmy zbiera dane, które KSeF pomija.
- Nazwa, status VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany) i liczba rachunków zgłoszonych do wykazu VAT. Od razu widać, czy NIP z zamówienia należy do firmy, z którą rozmawiasz.
- Forma prawna, numer KRS, zarząd, kapitał i data rejestracji z odpisu aktualnego KRS.
- Postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne, likwidacja i zawieszenie działalności. Otwarta upadłość ogranicza ocenę do 15 punktów, restrukturyzacja do 35.
- Zmiana zarządu w ostatnich miesiącach i brak sprawozdania za ostatni rok, czyli dwa sygnały, które często poprzedzają kłopoty z płatnościami.
- Wskaźniki płynności, zadłużenia i rentowności z pliku XML e-sprawozdania, który wczytujesz do karty, do pięciu lat wstecz, porównane z medianą branży. Jak to działa, opisujemy na stronie analiza sprawozdania finansowego online.
- Ocena 0-100 z rekomendacją terminu płatności i kwoty limitu kupieckiego.
Sprawdzenie nie zostawia śladu widocznego dla kontrahenta, bo korzysta z rejestrów jawnych.
Przykład hurtowni, która wystawia faktury w KSeF nowym odbiorcom
Hurtownia elektryczna wystawia w KSeF około 300 faktur miesięcznie, w tym kilkanaście dla nowych odbiorców z terminem 30 dni. Od kwietnia faktura trafia do nabywcy w kilka sekund po wysłaniu, więc dział sprzedaży szybciej wydaje towar. Księgowa dodała jeden krok przed wysyłką faktury dla każdego nowego NIP-u.
| Nowy odbiorca | Co pokazała karta firmy | Score | Decyzja przed fakturą |
|---|---|---|---|
| instalator, spółka z o.o., 9 lat w KRS | VAT czynny, 2 rachunki w wykazie, zysk od trzech lat | 74 | faktura z terminem 30 dni, limit 40 000 zł |
| firma wykonawcza, spółka z o.o., 2 lata w KRS | VAT czynny, zmiana zarządu 3 miesiące temu, brak sprawozdania za ostatni rok | 41 | faktura proforma i przedpłata na pierwsze zamówienie |
| NIP podany w zamówieniu | w wykazie VAT inna nazwa niż w mailu od kupującego | brak oceny | wstrzymanie wysyłki i telefon do firmy z danymi z KRS |
Trzeci przypadek KSeF przyjąłby bez zastrzeżeń, bo NIP był formalnie poprawny. Faktura trafiłaby do obcej firmy, a towar do osoby, która się pod nią podszyła. Dwóch pierwszych odbiorców hurtownia dodała do monitoringu kontrahentów, więc dostanie e-mail, gdy zmieni się ich status VAT, zarząd albo ocena.
Jak zweryfikować kontrahenta przed wysłaniem faktury do KSeF
Cały krok zajmuje mniej czasu niż wystawienie faktury.
- Wpisz NIP nabywcy w polu na górze strony. Zobaczysz nazwę z wykazu VAT, status VAT, formę prawną i numer KRS.
- Porównaj nazwę i adres z danymi z zamówienia. Jeśli się różnią, nie wysyłaj faktury, dopóki nie wyjaśnisz, kto zamawia.
- Załóż konto i otwórz pełną kartę firmy z oceną 0-100. Pierwszą pełną ocenę pokazujemy bez opłaty.
- Ustal termin i limit według rekomendacji. Przy ocenie 70 i więcej termin do 60 dni, przy 45 do 69 krótszy termin i połowa limitu, poniżej 45 przedpłata.
- Dodaj stałych odbiorców do monitoringu. Przy portfelu kilkuset NIP-ów w planie Business wczytujesz listę z pliku i dostajesz alert przed kolejną fakturą.
Weryfikacja rachunku dostawcy przy fakturach kosztowych z KSeF
Od 2026 roku faktury zakupowe też przychodzą przez KSeF, a numer rachunku na fakturze nie jest przez system weryfikowany. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto za jedną transakcję na rachunek spoza białej listy tracisz prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych i odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy, chyba że zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności albo w ciągu 7 dni złożysz zawiadomienie ZAW-NR.
Konkretny numer rachunku z faktury najszybciej potwierdzisz w wyszukiwarce wykazu Ministerstwa Finansów. Score.pl pokazuje status VAT dostawcy i to, czy ma rachunki zgłoszone do wykazu, a w monitoringu wysyła alert, gdy firma zniknie z białej listy albo zmieni status VAT. Więcej o samym wykazie na stronie biała lista VAT, a o tym, jak udokumentować sprawdzenie, we wpisie o należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta.
Weryfikacja w programie do faktur a weryfikacja w Score.pl
Wiele programów do fakturowania ma przy polu NIP przyciski GUS, VIES i biała lista. To dobre minimum, ale odpowiada tylko na pytanie, czy firma istnieje.
| Kryterium | Przyciski w programie do faktur | Score.pl |
|---|---|---|
| Dane rejestrowe i status VAT | tak | tak |
| Zarząd, kapitał i zmiany w KRS | zwykle nie | tak, ze zmianami z ostatnich miesięcy |
| Upadłość i restrukturyzacja | nie | tak, ograniczają ocenę |
| Wskaźniki finansowe z kilku lat | nie | tak, z pliku e-sprawozdania, z medianą branży |
| Rekomendacja terminu i limitu | nie | tak |
| Alert po zmianie u kontrahenta | nie | tak, e-mail w monitoringu |
| API do własnego systemu | zależnie od programu | tak, w planach Business i wyższych |
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i fakturujesz w KSeF dla wielu klientów, przydaje się program dla biura rachunkowego z obsługą KSeF, który sam czyta faktury, a ryzyko odbiorców Twoich klientów oceniasz w Score.pl przed wysyłką.
Kto weryfikuje kontrahentów przed fakturą w KSeF
- Hurtownie i dystrybutorzy, którzy wydają towar na termin nowym odbiorcom. Więcej na stronie sprawdzenie wypłacalności firmy.
- Producenci sprzedający na kredyt kupiecki firmom wykonawczym i sieciom.
- Firmy usługowe z fakturą na koniec miesiąca, które pracują 30 dni, zanim wyślą pierwszą fakturę.
- Działy finansów, które chcą jednej reguły dla całego zespołu sprzedaży zamiast decyzji na wyczucie.
- Firmy transportowe i budowlane, w których jedna niezapłacona faktura oznacza stratę z całego zlecenia. Zobacz weryfikację kontrahentów w tych branżach.
Ile kosztuje weryfikacja kontrahenta przed fakturą
Dane z rejestrów po NIP-ie i jedna pełna ocena są bez opłaty. Kolejne oceny i monitoring są w abonamencie.
| Plan Score.pl | Cena netto miesięcznie | Dla kogo |
|---|---|---|
| Pro | 349 zł | kilku nowych odbiorców miesięcznie, karty firm bez limitu, monitoring do 50 kontrahentów |
| Business | 1 490 zł | dział finansów z portfelem odbiorców, import do 500 NIP-ów, API |
| Portfel | 3 900 zł | duży dystrybutor, do 5 000 NIP-ów |
Przy abonamencie rocznym cena jest o 50 procent niższa. Plan Pro rocznie to 2 088 zł netto, czyli mniej niż jedna niezapłacona faktura na 3 000 zł. Szczegóły w cenniku Score.
Pytania o weryfikację kontrahenta w KSeF
Czy KSeF weryfikuje kontrahenta?
Nie. KSeF sprawdza zgodność faktury ze schemą, wymagane pola i uprawnienia wystawcy. Nie sprawdza, czy NIP nabywcy należy do firmy, z którą handlujesz, czy jest ona czynnym podatnikiem VAT, czy ma rachunek na białej liście ani czy jest wypłacalna. To trzeba zrobić przed wystawieniem faktury.
Co się stanie, gdy wystawię fakturę w KSeF na błędny NIP?
Jeśli NIP jest formalnie poprawny, KSeF przyjmie fakturę i nada jej numer, a faktura trafi do podmiotu o tym NIP-ie. Błąd naprawiasz fakturą korygującą wystawioną w KSeF. Przy wyłudzeniu na cudze dane faktura i towar trafiają do różnych osób, dlatego NIP warto porównać z nazwą w wykazie VAT przed wysyłką.
Jak sprawdzić kontrahenta przed wystawieniem faktury w KSeF?
Wpisz NIP w wykazie VAT i w KRS, sprawdź status VAT, nazwę, zarząd i ewentualne postępowania w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. W Score.pl robisz to jednym NIP-em, a karta firmy dodaje ocenę 0-100 z rekomendacją terminu płatności i limitu kupieckiego.
Czy KSeF sprawdza rachunek bankowy na fakturze?
Nie. KSeF nie porównuje numeru rachunku z białą listą. Przy płatności powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza wykazu tracisz koszt podatkowy i odpowiadasz solidarnie za VAT, chyba że w ciągu 7 dni złożysz zawiadomienie ZAW-NR. Rachunek z faktury sprawdzaj przed przelewem.
Czy weryfikację kontrahenta da się zautomatyzować przy fakturach z KSeF?
Tak. W Score.pl stałych odbiorców i dostawców dodajesz do monitoringu, a system codziennie sprawdza ich status VAT, KRS i ocenę. Gdy coś się zmieni, dostajesz e-mail przed kolejną fakturą. W planie Business listę NIP-ów wczytujesz z pliku, a dane pobierasz przez API do własnego systemu.
Sprawdź nabywcę, zanim faktura pójdzie do KSeF
Wpisz NIP i zobacz dane z rejestrów, a po założeniu konta pełną ocenę 0-100 z rekomendacją terminu. Stałych odbiorców dodasz do monitoringu kontrahentów, a kwotę kredytu kupieckiego ustalisz na stronie limit kupiecki.