Wiarygodność firmy: 9 źródeł i kolejność sprawdzania kontrahenta

Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje spółki kapitałowe, spółki osobowe, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty. Odpis aktualny pokazuje formę prawną, kapitał zakładowy, skład zarządu i sposób reprezentacji, prokurentów, wspólników, a także wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych. Odpis pełny pokazuje historię zmian, co jest cenne: częste zmiany zarządu, przeniesienie siedziby czy zmiana nazwy tuż przed zawarciem dużego kontraktu to okoliczności, które warto wyjaśnić. Jednoosobowe działalności gospodarcze i wspólników spółek cywilnych znajdziesz w CEIDG, gdzie widać datę rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia oraz adresy wykonywania działalności. REGON uzupełnia obraz o klasyfikację PKD i jednostki lokalne. Szybkie sprawdzenie firmy po NIP łączy te trzy rejestry w jednym widoku.

• Porównaj osoby podpisujące umowę z reprezentacją ujawnioną w KRS.
• Zwróć uwagę na datę rejestracji: podmiot młodszy niż dwa lata ma krótką historię finansową.
• Sprawdź, czy kod PKD zgadza się z tym, co kontrahent faktycznie kupuje albo sprzedaje.

Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy została wykreślona albo nie była zarejestrowana, oraz listę rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do urzędu. Dla działu finansów ma to dwa znaczenia. Po pierwsze, utrata statusu czynnego podatnika bywa wczesnym sygnałem, że firma przestała prowadzić zwykłą działalność albo nie składa deklaracji. Po drugie, zapłata powyżej ustawowego progu na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe po stronie płacącego. Szczegółowo opisujemy to w tekście o należytej staranności VAT, a samo sprawdzanie podatnika VAT warto wykonywać w dniu płatności, nie tylko przy zakładaniu kartoteki.

Od 1 grudnia 2021 roku obwieszczenia w sprawach upadłościowych i restrukturyzacyjnych publikowane są w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. To tam sprawdzisz, czy wobec kontrahenta złożono wniosek o ogłoszenie upadłości, czy otwarto postępowanie sanacyjne albo układowe i kto pełni funkcję syndyka, nadzorcy lub zarządcy. Monitor Sądowy i Gospodarczy nadal publikuje inne ogłoszenia wymagane przepisami, na przykład o połączeniu, podziale, przekształceniu, obniżeniu kapitału czy likwidacji spółki. Oba źródła odpowiadają na pytanie, czy kontrahent nie jest w trakcie zdarzenia, które zmienia zasady spłaty Twoich faktur. Co konkretnie oznacza każdy rodzaj wpisu, wyjaśniamy w artykule o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

• Wpis o upadłości: nowa sprzedaż na kredyt kupiecki nie ma uzasadnienia.
• Postępowanie restrukturyzacyjne: sprzedaż możliwa, ale na przedpłatę albo z zabezpieczeniem.
• Likwidacja spółki w MSiG: zweryfikuj termin zgłaszania wierzytelności wskazany w ogłoszeniu.

Spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają roczne sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dokumenty są dostępne publicznie i bez opłaty po numerze KRS. To podstawowe źródło informacji o płynności, zadłużeniu, rentowności i dynamice przychodów. Brak sprawozdania za ostatni zamknięty rok obrotowy, jeśli minął już ustawowy termin, jest sam w sobie sygnałem ostrzegawczym. Jak znaleźć plik i co czytać w bilansie oraz rachunku zysków i strat, opisujemy w poradniku o sprawozdaniu finansowym w KRS, a gotowe dane finansowe z KRS w ujęciu wieloletnim pokazujemy w profilu każdej spółki.

Rejestr zastawów pokazuje, czy istotne składniki majątku kontrahenta, takie jak maszyny, flota, zapasy czy udziały, zostały obciążone na rzecz banku albo innego wierzyciela. Duża liczba świeżych zastawów rejestrowych może oznaczać intensywne finansowanie dłużne, a dla Ciebie mniejszą masę majątku dostępną w razie egzekucji. Dane o zamówieniach publicznych z platformy e-Zamówienia mówią z kolei, czy firma wygrywa przetargi i ma przewidywalne wpływy od zamawiających publicznych, co zwykle podnosi jej wiarygodność. Ostatnim i często najbardziej praktycznym źródłem jest historia płatności: to, jak kontrahent reguluje faktury wobec Ciebie i wobec innych dostawców.

Pojedyncze źródło rzadko daje odpowiedź. Spółka z dobrym bilansem sprzed roku może mieć dziś zaległości wobec ZUS, a firma z przeciętnymi wskaźnikami może płacić terminowo od lat. Dlatego wynik weryfikacji warto sprowadzić do dwóch warstw: sygnałów twardych, które ograniczają decyzję niezależnie od finansów, oraz oceny finansowej odniesionej do branży. W praktyce oznacza to, że postępowanie upadłościowe przesądza o przedpłacie, a przy braku takich sygnałów o terminie i limicie kupieckim decydują wskaźniki porównane z medianą firm z tego samego kodu PKD i tej samej klasy wielkości.

• Sygnały twarde: upadłość, restrukturyzacja, utrata statusu VAT czynny, zaległości publicznoprawne.
• Sygnały miękkie: zmiana zarządu, młody wiek firmy, brak sprawozdania za ostatni rok.
• Ocena finansowa: płynność, zadłużenie, rentowność i dynamika przychodów na tle branży.

Każda decyzja kredytowa powinna mieć datę i zestaw źródeł, na których się opierała. Zapis ten przydaje się w trzech sytuacjach: w audycie wewnętrznym, w rozmowie z ubezpieczycielem należności i w sporze podatkowym, gdy trzeba wykazać staranność przy wyborze kontrahenta. Wystarczy wydruk albo PDF z wynikiem weryfikacji, data, nazwisko osoby decydującej i przyznane warunki. Przegląd warto powtarzać co najmniej raz w roku, po złożeniu nowego sprawozdania, oraz od razu po każdym zdarzeniu w rejestrach.